Làm sao tìm được phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp nhất?

Industrial Data Analysis Image

Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị hay còn được gọi là phần mềm CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, với sự đa dạng của các ngành nghề, thực tế cho thấy không phải phần mềm CMMS của hãng nào cũng có thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của việc quản lý bảo trì thiết bị của công ty bạn. Do đó, bạn cần phải có những bước, những phương pháp cụ thể để tìm được giải pháp phần mềm CMMS phù hợp với công ty mình.

Chức năng phân tích báo cáo của phần mềm quản lý bảo trì thiết bịLàm sao chọn được phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp với từng doanh nghiệp?

Các bước để tìm được giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp

Chúng tôi xin đưa ra một quy trình căn bản để giúp bạn tham khảo, nhằm tìm được giải pháp phần mềm CMMS phù hợp như sau:

1. Phân tích, đánh giá hiện trạng quản lý bảo trì thiết bị hiện tại mà doanh nghiệp đang áp ụng

Công việc đầu tiên cần phải thực hiện là xem xét lại thực trạng bảo trì thiết bị hiện tại của chính doanh nghiệp bạn. Trong đó bao gồm những mặt mạnh, yếu và những khuyết điểm đang cần cố gắng cải thiện trong quản lý bảo trì thiết bị. Bạn phải liệt kê những yêu cầu cụ thể mà bạn mong muốn từ hệ thống CMMS mà doanh nghiệp sắp tìm kiếm.

2. Ghi nhận những yêu cầu mong muốn từ nhiều phòng ban khác.

Lắng nghe ý kiến từ nhiều phía sẽ giúp bạn chọn lựa được giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp hơn với mong muốn của toàn bộ đội ngũ bảo trì. Những bộ phận mà bạn cần thu thập ý kiến như bộ phận bảo trì thiết bị, bộ phận quản lý kho vật tư, bộ phận thu mua thiết bị, phụ tùng, bộ phận kỹ thuật sửa chữa,…

Ngoài những yêu cầu của phòng bảo trì thiết bị, bạn cũng nên tham khảo ý kiến của nhiều phòng ban khác bởi vì hầu như phòng ban nào cũng đều sử dụng thiết bị máy móc, quan trọng nhất là phòng đảm bảo công việc sản xuất.

3. Cung cấp thông tin, yêu cầu mong muốn cho đơn vị cung ứng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị

Sau khi tổng hợp thông tin yêu cầu cần đáp ứng của một hệ thống quản lý CMMS trong tương lai, bạn hãy cung cấp thông tin cho các đơn vị cung cấp giải pháp CMMS để có thể tư vấn, thiết lập giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Nội dung được gửi ngoài thông tin yêu cầu nên có thêm quy trình quản lý bảo trì thiết bị mong muốn, biểu mẫu báo cáo tiêu chuẩn hiện có của doanh nghiệp.

4. Xem xét giải pháp CMMS được cung cấp mới có phù hợp với những yêu cầu mong muốn hay không

Sau khi được tư vấn, nhà quản lý phối hợp cùng đơn vị cung ứng giải pháp phần mềm CMMS để xác định những chức năng, yêu cầu, biểu mẫu cốt lõi cần phải có phù hợp với doanh nghiệp bạn để đơn vị cung ứng có thể định hình rõ từng chức năng, thiết kế phải có trong phần mềm.

Bước này là bước quan trọng nhất, là bước đóng vai tró thỏa thuận tính năng, thiết kế giao diện phần mềm dành riêng cho điều kiện kinh doanh, đặc trưng ngành nghề dành cho công ty của bạn. Không thể có một phần mềm mẫu nào thích hợp với yêu cầu chi tiết của từng doanh nghiệp.

5. Sử dụng thử bản demo phần mềm và tiến hành xem báo giá, gặp gỡ ký hợp đồng

Sau khi nhận được đầy đủ thông tin và thống nhất từng chức năng, giao diện, phía bên đơn vị sẽ tiến hành thực hiện làm mẫu demo. Khi trải nghiệm phiên bản demo, doanh nghiệp bạn sẽ cân nhắc lần cuối nên tiến hành áp dụng giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS xây dựng mới hoặc giữ lại giải pháp phần mềm sẵn có, hoặc là tìm một đối tác khác.

Nếu doanh nghiệp đã tương đối hài lòng và mong muốn tiến hành áp dụng giải pháp phần CMMS mới, hãy tiến hành thống nhất với đơn vị cung ứng một lần nữa để sửa các lỗi, chỉnh sửa chức năng theo yêu cầu mới của doanh nghiệp sao cho phù hợp nhất. Sau đó, doanh nghiệp cùng phía bên đơn vị cung ứng giải pháp tiến hành thỏa thuận giá cả và ký kết hợp đồng.

Trong quá trình thực hiện sản phẩm hoàn chỉnh, hai bên vẫn phải duy trì trao đổi thông tin để đưa ra sản phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Đôi khi doanh nghiệp phải dành hẳn một nhân viên hỗ trợ để cùng phối hợp với phía bên đơn vị cung ứng để quá trình xây dựng được chuẩn xác hơn.

Việc xây dựng một giải pháp phần mềm CMMS mới hỗ trợ quản lý bảo trì thiết bị có thể mất nhiều thời gian và chi phí đầu tư của doanh nghiệp hơn nhiều so với mua một phần mềm quản lý có sẵn.

Tuy nhiên, để có thể đảm bảo được quá trình quản lý bảo trì thiết bị được hoàn chỉnh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo trì thiết bị, giữ gìn máy móc vận hành tốt nhất trong thời gian lâu dài thì việc xây dựng giải pháp phần mềm CMMS dành riêng cho doanh nghiệp bạn là vô cùng xứng đáng. Giá trị mà doanh nghiệp bạn nhận được về lâu dài sẽ lớn hơn nhiều lần so với chi phí đầu tư hiện tại.